Într-un birou, imprimanta este unul dintre acele echipamente a căror importanță este observată mai ales atunci când nu mai funcționează. Contracte, facturi, documente interne, materiale pentru clienți sau formulare administrative depind, în multe organizații, de accesul constant la imprimare. În acest context, companiile au început să privească diferit modul în care își procură echipamentele: nu doar prin achiziție, ci și prin închirierea imprimantelor.
Modelul este simplu: compania utilizează echipamentul în baza unui contract de închiriere, fără să fie nevoită să cumpere imprimanta și să suporte integral costurile asociate exploatării acesteia. În funcție de contract, serviciul poate include mentenanță și suport tehnic, ceea ce transformă imprimanta dintr-un activ care trebuie administrat intern într-un serviciu operațional.
Pentru companiile care urmăresc o mai bună predictibilitate a cheltuielilor, această diferență poate conta.
De ce ar alege o companie închirierea în locul achiziției?
Primul argument este legat de modul în care sunt gestionate costurile. La achiziția unei imprimante, compania plătește echipamentul din bugetul propriu și trebuie să ia în calcul ulterior consumabilele, intervențiile tehnice, piesele și, în timp, înlocuirea aparatului.
În cazul închirierii, costul este structurat contractual și poate fi mai ușor de previzionat de la o lună la alta. Nu înseamnă că închirierea este automat mai ieftină decât cumpărarea în orice situație, însă pentru organizațiile care vor să evite blocarea unei sume într-un echipament, modelul poate avea avantaje operaționale și financiare.
Un al doilea beneficiu să apelezi la un serviciu de imprimanta de închiriat este flexibilitatea. Necesarul unei companii nu rămâne întotdeauna același. O firmă care își extinde echipa poate avea nevoie de mai multe echipamente sau de imprimante cu un volum de lucru superior. În schimb, o companie care își reduce activitatea sau trece la procese mai puțin dependente de documente tipărite poate avea nevoie de mai puține echipamente.
Închirierea permite ca această discuție să fie purtată în jurul necesarului real al companiei, nu doar în jurul proprietății asupra echipamentului.
Mentenanța este una dintre diferențele importante
O imprimantă nu înseamnă doar aparatul amplasat pe un birou. În utilizarea de zi cu zi apar operațiuni de întreținere, erori, uzură și situații în care este necesară intervenția tehnică.
Tocmai de aceea, un contract de închiriere trebuie analizat dincolo de prețul lunar afișat. Contează ce este inclus în serviciu, cine asigură suportul, cum sunt gestionate defecțiunile și ce se întâmplă atunci când echipamentul nu mai corespunde volumului de lucru.
În cazul Safety & Security, compania prezintă serviciile de închiriere pentru echipamente de birou ca parte a domeniului autorizat pentru activitatea sa. Oferta include imprimante și copiatoare, iar compania precizează că pentru echipamentele închiriate mentenanța și suportul tehnic sunt incluse în rata lunară.
Pentru o firmă, acest lucru poate reduce numărul de situații în care departamentul administrativ sau IT trebuie să gestioneze separat relația cu furnizorii de echipamente, service și mentenanță.
Închirierea imprimantelor poate fi relevantă și din perspectiva bugetului
Un alt aspect care diferențiază oferta Safety & Security este statutul de Unitate Protejată Autorizată.
Potrivit informațiilor publicate de companie, Safety & Security deține Autorizația ANPD nr. 595/2026, iar autorizația acoperă, între altele, activități de închiriere și leasing cu mașini și echipamente de birou, inclusiv imprimante, copiatoare, servere și alte dispozitive IT.
Statutul de unitate protejată autorizată are relevanță în special pentru companiile care intră sub incidența prevederilor privind angajarea persoanelor cu dizabilități. Articolul 78 din Legea nr. 448/2006 stabilește, pentru persoanele juridice cu cel puțin 50 de angajați, obligația de a angaja persoane cu handicap într-un procent de cel puțin 4%. În situația în care această obligație nu este îndeplinită, legea prevede variantele de plată și, în condițiile stabilite de legislație, achiziția de produse și servicii realizate prin activitatea proprie a persoanelor cu handicap angajate în unități protejate autorizate.
Prin urmare, pentru o companie eligibilă, alegerea unui serviciu real de închiriere a echipamentelor de birou de la o unitate protejată autorizată poate avea o dublă componentă: compania primește un serviciu de care are nevoie în activitatea curentă și, în același timp, poate utiliza mecanismul prevăzut de legislație, în limitele și condițiile aplicabile.
Este însă important ca fiecare companie să își verifice situația concretă împreună cu departamentul financiar-contabil sau cu un consultant fiscal. Regimul aplicabil și documentele justificative trebuie analizate în funcție de situația fiecărui angajator.
Nu toate imprimantele sunt potrivite pentru toate companiile
Alegerea echipamentului este, la rândul ei, importantă. Un cabinet cu un volum redus de documente are alte cerințe decât o companie care tipărește zilnic sute sau mii de pagini. Contează viteza de imprimare, funcțiile de scanare și copiere, imprimarea color sau monocrom, conectivitatea, formatul documentelor și volumul estimat de utilizare.
În acest sens, avantajul unui serviciu de închiriere nu este doar faptul că firma „nu cumpără imprimanta”. Un model bine configurat permite corelarea echipamentului cu necesarul efectiv al organizației și revizuirea soluției atunci când acesta se schimbă.
Este o abordare apropiată de ceea ce se întâmplă deja în alte zone ale administrării unei companii: organizația plătește pentru accesul la o resursă și pentru serviciile asociate, fără să fie obligată să transforme fiecare nevoie operațională într-o investiție în active.
Ce ar trebui verificat înainte de semnarea unui contract
Înainte de a opta pentru închirieri imprimante, o companie ar trebui să compare nu doar rata lunară, ci întregul pachet contractual.
Printre întrebările relevante se află:
- Ce tip și ce capacitate are echipamentul?
- Care este volumul de imprimare estimat?
- Ce servicii de mentenanță sunt incluse?
- Cum este gestionată o defecțiune?
- Sunt incluse consumabilele sau sunt tarifate separat?
- Care este durata contractului?
- Există posibilitatea schimbării echipamentului dacă necesarul companiei se modifică?
- Ce documente sunt furnizate pentru înregistrarea contabilă și, dacă este cazul, pentru justificarea colaborării cu o unitate protejată autorizată?
Aceste detalii fac diferența dintre o simplă închiriere de echipament și un serviciu administrat.
O soluție care mută discuția de la „cât costă imprimanta?” la „de ce are nevoie compania?”
În final, avantajul principal al închirierii nu ține neapărat de imprimantă în sine. Este vorba despre modul în care compania își gestionează resursele.
În locul unei investiții punctuale într-un echipament care se va uza și va trebui, la un moment dat, înlocuit, organizația poate opta pentru un serviciu cu costuri contractuale predictibile, mentenanță și suport, adaptat volumului său de lucru.
Pentru companiile care trebuie să gestioneze și obligațiile prevăzute de legislația privind persoanele cu dizabilități, colaborarea cu o Unitate Protejată Autorizată adaugă o dimensiune suplimentară acestei decizii.
Safety & Security propune astfel o soluție care combină închirierea de echipamente de birou cu statutul de unitate protejată autorizată. Compania este prezentă pe piața din România din 2001, iar în prezent serviciile de închiriere pentru echipamente de birou și IT, inclusiv imprimante și copiatoare, se regăsesc în domeniile sale autorizate.
Pentru detalii despre serviciile disponibile, condițiile de colaborare și documentația aferentă, informațiile pot fi consultate pe SafetySecurity.ro, inclusiv în secțiunea dedicată închirierii de echipamente de birou și leasingului.
