Foarte mult timp, externalizarea a fost considerată drept un proces fondat în întregime pe reducerea costurilor în detrimentul calității. Dar, conceptul de outsourcing a devenit încet, dar sigur o adevărată strategie comercială, de integrat în funcționarea companiei tale.
Avantajele de a apela la firme de outsourcing sunt numeroase și din ce în ce mai multă lume alege această soluție. Dat fiind acest lucru, este foarte important să planifici așa cum trebuie procesul de outsourcing și să ții cont de unele sfaturi pentru o colaborare cât mai eficientă.
Studiază funcționarea firmei pentru a determina sarcinile de externalizat
Atunci când vrei să colaborezi așa cum trebuie cu outsourcing company, mai întâi va trebui să studiezi sarcinile de externalizat. Competențele unei firme se bazează pe un ansamblu unic de aptitudini, de cunoștințe și expertize. Aceste competențe sunt cele care îi permit să rămână în competiție și de a furniza valoare pentru fiecare client.
Unul dintre cele mai valoroase sfaturi pentru colaborarea eficientă cu o firmă de outsourcing este să stabiliți clar așteptările și procedurile, inclusiv aspecte precum angajarea muncitorilor străini, pentru a asigura o integrare armonioasă și productivă a echipelor
Analizând îndeaproape modul în care funcționează compania, în fiecare departament, dar și pentru fiecare produs și proiect, este mult mai ușor să găsești sarcinile care consumă timp, cu valoare adăugată redusă, dar esențiale, care trebuie externalizate. Apoi, este important să creezi o echipă care să se ocupe de gestionarea externalizării.
Este imposibil să încredințezi gestionarea unui serviciu externalizat unor angajați în timpul lor liber. Prin urmare, este esențial să se înființeze o echipă centrală de management a cărei sarcină va fi de a genera condițiile interne adecvate pentru a facilita externalizarea.
Această echipă va trebui, de asemenea, să se asigure că furnizorul de servicii oferă calitatea așteptată într-un mediu sigur și bine gestionat. Aceeași echipă va trebui să lucreze nu numai înainte de semnarea contractului, ci și după aceea!
Alege așa cum trebuie și partenerul de outsourcing
Atunci când vorbim despre firme de outsourcing, numeroase sunt cele care propun să te ajute dacă vorbim despre găsirea celui mai bun partener. Pentru a face cea mai bună alegere, nu va trebui să te oprești doar la criteriul preț, chiar dacă este unul destul de important.
Decizia ta trebuie să se bazeze pe calitatea serviciilor furnizate. Deci pentru o colaborare eficientă, o outsourcing company, va trebui să:
- să îți înțeleagă obiectivele și să te ajute să ți le atingi.
- să înțeleagă serviciile și produsele tale și să fie capabilă să te reprezinte pe lângă clienții tăi.
- să aibă o excelentă reputație.
- să asigure anumite garanții.
De asemenea, comunicarea este cea mai importantă. Este important deci să furnizezi partenerului tău de outsourcing toate informațiile necesare. Trebuie să îți cunoască foarte bine firma și care îți sunt nevoile. La fel de importantă este și stabilirea unei relații de încredere.
La fel ca și în cazul oricărei relații profesionale și comerciale, de altfel. Pentru a da rezultatele așteptate, alege firme de outsourcing care să ofere o colaborare care să se deruleze într-un mediu de încredere.
Puncte importante de care să ții cont atunci când vine vorba despre un parteneriat reușit
Atunci când colaborezi cu firme de outsourcing, este foarte important să identifici metodele de comunicare, preferințele și procedurile. În calitate de client, va trebui să definești cu claritate care sunt așteptările tale atunci când vine vorba despre comunicare, asta chiar înainte de semna un contract de outsourcing.
Metoda de comunicare preferată (e-mail, telefon, conferință etc.). Profită de această ocazie pentru a face un bilanț al propriilor instrumente de comunicare, astfel încât să poți ajunge la un consens cu partenerul tău dacă există prea multe diferențe!
Atunci când alegi deci un partener de outsourcing, va trebui să ții cont de următoarele lucruri:
- Frecvența întâlnirilor pentru a planifica și dezvolta strategii;
- Frecvența întâlnirilor de evaluare a performanțelor;
- Calendarul pentru actualizări privind progresul proiectului tău;
- Definirea termenelor limită (de la început, pe parcurs, ajustabile etc.) ;
- Alegerea un furnizor care este dispus să comunice des, din două motive principale;
- O productivitate mai mare pentru tine, dar și pentru echipa furnizorului tău;
- Un sentiment tangibil de implicare pentru ambele părți.
În plus, comunicarea deschisă trebuie să includă și limite, cele ale fiecărei părți.
Colaborarea trebuie să fie cât mai fluidă, de la interior la exterior
Atunci când alegi cele mai bune firme de outsourcing, va trebui să îți pui unele întrebări esențiale, pentru a colabora cât mai eficient: cum poți, de exemplu, să contribui la evoluția partenerilor de externalizare? Cel mai important este să partajezi, într-o manieră cât mai transparentă unele informații, precum:
- Tipurile de informații sigure de care vei avea nevoie;
- Detaliile pe care este firma autorizată să le dezvăluie unor furnizori terți;
- Disponibilitatea unor mijloace sigure de transfer de informații sensibile;
- Ce informații pot fi împărtășite public și care trebuie să rămână confidențiale;
- Persoanele desemnate să elibereze diferitele aprobări;
Sistemele sau instrumentele utilizate pentru a partaja proiecte și a oferi feedback (Google Docs, Dropbox, Adobe Creative Cloud, Microsoft OneDrive etc.).
Transformă proiectul de externalizare într-un parteneriat solid și durabil
O externalizare reușită este de fapt o colaborare fluidă și transparentă între o echipă internă și una externalizată. Absența comunicării, obiectivele și măsurile care se pot înțelege și aplica sunt un punct vital care trebuie să fie discutat în cadrul unui parteneriat.
În realitate, este vorba de un parteneriat, de o colaborare strânsă în care clientul dispune în amonte de proceduri adecvate pentru gestionarea agenților puși la dispoziție de furnizorul său de servicii. Acest punct este esențial pentru o cooperare solidă, pe termen lung și complet transparentă pentru ambele părți.
Externalizarea este cel mai bun răspuns pentru companiile care nu dispun de timp și resurse pentru a-și atinge obiectivul final: satisfacerea propriilor clienți! De aceea, este important să îți acorzi timpul necesar pentru a trece în revistă elementele esențiale, cum ar fi metodele de comunicare pentru o colaborare reușită și cât mai eficientă.
Externalizarea a devenit deci o strategie cheie pentru firmele care vor să fie mai eficiente și mai productive. Prin parteneriate cu furnizori externi de servicii, companiile se pot concentra pe competențele lor de bază, delegând sarcinile secundare către experți în domeniile respective. Puterea strategiilor de externalizare constă în capacitatea lor de a raționaliza operațiunile, de a reduce costurile și de a obține acces la competențe și resurse specializate.
